如何撰寫一封規(guī)范的模具外貿(mào)郵件（二）
1．使用統(tǒng)一的信紙，最好有公司的商標(biāo)，主要產(chǎn)品的圖片類別等等，很方便就可以做一個，網(wǎng)絡(luò)下載的信紙不太適合商務(wù)使用。
2．格式正確，統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無誤。所有發(fā)給客戶的郵件應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式：
（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業(yè)是PLASTIC，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報價，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個好處，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息，對于來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現(xiàn)在通過主題就很方便知道郵件大概內(nèi)容是什么，節(jié)省很多時間。
（2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。
（3）第一封郵件最好寫上Mr.或者Ms.某某，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是經(jīng)理，寫上沒關(guān)系，你職位高客戶會覺得把他當(dāng)回事，有好處。
（4）落款有公司標(biāo)識以及詳細(xì)聯(lián)系資料
3．版面整潔，在OE里面將撰寫郵件的字體，字號（10－12號比較好）都設(shè)置好，不要一會大字一會小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫字母，會增加閱讀的難度，讓人反感。除非是對一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫，加粗，特殊顏色等突出顯示。
4．拼寫無誤，在每封郵件發(fā)出之前都應(yīng)該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無誤。
5．表述準(zhǔn)確，能夠準(zhǔn)確表達(dá)我方的觀點(diǎn)，不要使客戶產(chǎn)生任何的歧義，盡量避免有歧義的單詞或者短語，盡量避免使用俚語等。
6．詳細(xì)，能夠提供給客戶非常詳細(xì)的資料，回答他的問題，并將他沒有問到的問題提出來。
有時候你提出的問題會讓客戶覺得你很細(xì)心，很可靠而且非常專業(yè)。當(dāng)然，詳細(xì)并不是說一股腦的將所有東西都托盤而出，應(yīng)該學(xué)會在適當(dāng)?shù)臅r候談適當(dāng)?shù)氖虑椤?br />
7．有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nèi)容，談完一件事再談另外一件，混在一起會讓人頭暈。很多時候，用1，2，3，4等標(biāo)出來你要說的東西會非常有用，客戶很清楚就知道你要說或者問什么。
8．方式多樣，比如配合作圖說明，照片說明等，往往很多事情用語言很難說清楚，但是如果給一張圖紙，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你說你如何玉樹臨風(fēng)，說再多什么用，來張PP不就明白了？
9．及時，做到當(dāng)天郵件當(dāng)天答復(fù)，在收到郵件后應(yīng)該馬上整理出自己不能解決的技術(shù)問題，及時提供給技術(shù)部門或者供應(yīng)商，要求他們在什么時候給予詳細(xì)答復(fù)。養(yǎng)成一個好習(xí)慣，在早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問技術(shù)人員或者供應(yīng)商的，將問題給他們后，再來回復(fù)能夠回復(fù)的郵件。如果不能當(dāng)天答復(fù)，給客戶一個說明，為什么答復(fù)不了，并承諾一個明確的時間。
10．適時跟蹤，一般客戶都是同時詢問很多的供應(yīng)商，所以要適時提醒他你把他放在心里，并讓他知道你在等待。比如公司有了什么技術(shù)改進(jìn)或者新的產(chǎn)品開發(fā)，可以發(fā)送給很多客戶，或許機(jī)會就在那里。
11．學(xué)會維護(hù)和客戶的關(guān)系，這個是最難的一點(diǎn)，同時也是最重要的，需要自己體會。坦誠對人，不要欺騙，基本的一點(diǎn)。適當(dāng)?shù)墓ЬS也很有用。
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